Pourquoi faire appel à une planificatrice d’événements?

Aaah les les partys, la musique, la bonne bouffe, les petits gâteaux, les décors somptueux, l’ambiance festive … Je ne sais pas si vous êtes comme moi, mais j’aime beaucoup les célébrations, même les plus simples, par exemple pour souligner l’anniversaire d’une amie dans un parc autour d’une bonne bouteille de vin et de bouchées succulentes! Je rêve un jour de faire comme dans Wedding Crashers et de m’incruster dans un événement comme un mariage sans connaître personne! Je fais donc partie des personnes qui aiment profiter des célébrations, mais qui ont moins de talent pour les organiser, et surtout beaucoup moins de patience. Heureusement, quelqu’un sur cette Terre a pensé à une solution pour les personnes qui veulent fêter en grand, mais qui manquent de temps : les planificateurs ou planificatrices événements ! Oui, oui ça existe et pas uniquement pour les mariages et j’ai mené une entrevue avec l’une d’entre elles pour vous faire découvrir en quoi elles sont des personnes essentielles pour nous, les hédonistes de ce monde.

Je vous présente donc Hélène Cardinal, planificatrice événements et designer certifiée et je vous conseille vivement de lire l’entrevue jusqu’au bout, car elle vous réserve une petite surprise à la fin!

Hélène, peux-tu nous expliquer ce que fait une planificatrice d’événements concrètement?

Oui bien sûr ! Alors au départ, on commence par une entrevue avec les client.e.s afin de bien analyser leurs besoins. Je m’informe par rapport à leur budget, leurs attentes, leur goût, etc., car c’est important pour moi que tout soit personnalisé. C’est le moment pour les clients de me présenter leurs demandes spéciales et qu’on regarde ensemble ce qui est possible.

Je leur envoie par la suite une proposition pour approbation et pour m’assurer que tout leur convient. Une fois approuvée, c’est là que l’action commence ! C’est moi qui m’occupe de me procurer tout le matériel nécessaire, que ce soit en le louant, le fabriquant à la main ou en l’achetant, selon le budget et les besoins. S’il y a lieu, je m’occupe du traiteur, de la musique, du photographe, des fleurs, bref, je prends en charge tous les services et fournisseurs !

L’idée est que ce soit moi qui m’occupe de tout de A à Z afin que les personnes puissent s’enlever ce poids de sur leurs épaules et en profiter tout simplement !

Oh génial, mais quel genre d’événements peux-tu organiser ?

Je fais de tout ! J’ai un faible pour la planification de mariages (c’est d’ailleurs ma spécialité), mais les gens peuvent faire appel à moi pour des anniversaires, des enterrements de vie de jeunes filles, des showers, des pique-niques, des soupers, des fiançailles, ou simplement des rassemblements de personnes auxquels on veut ajouter une touche spéciale, comme des get together, par exemple !

Je pense que la question serait plutôt de me demander ce que je ne fais pas (lol)! D’ailleurs, ce n’est pas obligé d’être des événements d’une grande ampleur ! On peut faire appel à moi pour quelque chose de plus modeste, ou encore de grandiose, moi ça me fait plaisir de m’adapter à la clientèle !

Mais je me demandais… Le jour de l’événement, es-tu sur place ?

Oui, mon équipe et moi arrivons à l’avance pour accueillir les fournisseurs, pour faire l’installation, monter le décor, etc. Ensuite, souvent je demeure sur place durant l’événement au complet, notamment pour les mariages, afin de m’assurer que tout se passe bien.

Cependant, pour un petit dîner en amoureux par exemple, je ne reste pas avec eux (lol), je leur laisse leur intimité et je repasse à la fin pour tout démonter, faire le ménage, etc.

En fait, encore une fois, tout dépend des besoins de la clientèle et du type d’événement.

Peux-tu me dire quelles sont les qualités requises pour être une bonne planificatrice d’événements ?

Je ne te cacherai pas que la qualité numéro 1 est l’organisation! J’ai toujours avec moi ma trousse d’urgence, mes listes, mes plans, mes horaires, mes numéros de contacts pour les fournisseurs, les copies des discours s’il y a lieu, le nom de tous les invités, les plans de salle et j’en passe! Je dois être la personne-ressource alors il ne faut pas que j’en échappe une!

Aussi, je dirais la créativité, afin de pouvoir mettre de la magie un peu partout et d’attirer des « Wow » et ce, peu importe le budget. L’idée est de sauver du temps aux clients, mais aussi de faire en sorte que l’événement soit inoubliable, alors je veux que ce soit beau et original!

Ça me fait penser qu’il faut aussi être polyvalente parce que les demandes peuvent être très variables, allant de devoir se salir les deux pieds dans la boue à maîtriser la course en talons hauts lors de réceptions plus chics.

Enfin, il faut aussi être en mesure d’anticiper les situations problématiques qui pourraient survenir et, en lien avec cela, avoir une bonne gestion du stress afin de savoir bien gérer les imprévus!

Je ne veux pas assombrir l’entrevue avec cette dernière question, mais la réalité est qu’en ce moment nous sommes en pleine période de pandémie… Crois-tu que c’est une période moins propice pour organiser des événements ?

Je suis à la lettre les directives du Gouvernement, donc il faut s’attendre à certains ajustements, mais à mon avis, il ne faut surtout pas s’empêcher pour cela! Bien au contraire, les gens ont besoin de ce genre de bonheur en ce moment! Puis, justement, je suis là pour penser à tout, afin que tout le monde se sente en sécurité et puisse se centrer sur la célébration plutôt que de se faire du souci.

D’ailleurs, le contexte de la pandémie semble avoir permis aux gens de découvrir (ou redécouvrir) comment profiter de petits plaisirs dans les parcs ou lieux verts, par exemple via un petit pique-nique … Parlant de pique-nique, j’ai une petite surprise pour vous!

Une surprise? On aime ça!

Oui, je fais tirer un pique-nique pour deux personnes!!! Pour participer, vous n’avez qu’à vous rendre sur ma page et suivre les instructions. Vous ne serez pas décu.e.s, je vous le garantis! Pour participer, c’est ici! 

Hummm, je ne sais pas vous, mais moi je suis assez convaincue ! Qui seront les chanceux ou chanceuses à gagner le pique-nique? Histoire de vous tenter, sachez que les photos dans cet article sont le résultat du travail d’Hélène. Je suis prête à parier que le concours vous tente encore plus, maintenant, n’est-ce pas?